Nextcloud для 2 000 пользователей: корпоративная платформа совместной работы вместо личных облаков — с полным контролем данных
Развернули Nextcloud на собственной инфраструктуре: централизованное хранилище для 2 000 пользователей с интеграцией Active Directory, онлайн-редактированием DOCX/XLSX/PPTX, DPO-контролем внешнего доступа и Google SSO для партнёров
О ПРОЕКТЕ
Крупный ритейл-оператор с 2 000 сотрудников
Крупный ритейл-оператор с 2 000 сотрудников. Рабочие файлы, документы и оперативная информация хранились в личных аккаунтах сотрудников в публичных облачных сервисах — Google, Яндекс, Microsoft. Централизованного хранилища под контролем компании не существовало, а с уходом сотрудника компания теряла доступ к рабочим данным, которые он хранил в личном облаке
ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
Что необходимо было реализовать
Когда сотрудник уходил из компании — вместе с ним уходил доступ к рабочим файлам, а персональные данные клиентов могли оказаться в публичных сервисах без ведома компании. Задача — построить корпоративную платформу совместной работы на собственной инфраструктуре с единой авторизацией и контролем внешнего доступа:
ВЫЗОВЫ
Данные компании — в личных аккаунтах сотрудников
Главная сложность была не технической, а организационной: компания фактически не владела своими данными. Любой уход сотрудника или ошибочный шеринг персональных данных в публичном облаке создавали инцидент, который невозможно было контролировать средствами компании
Уход сотрудника = потеря данных
Файлы оставались в личных облачных аккаунтах, и коллеги теряли доступ к рабочим материалам
Без контроля внешнего шеринга
Никто не контролировал, какая именно информация публикуется сотрудниками в публичных сервисах
Риск утечки персональных данных
Персональные данные клиентов и партнёров могли оказаться в публичном доступе без ведома компании
Нет единой совместной работы
Сотрудники работали в разрозненных сервисах — единого корпоративного контура совместной работы не существовало
ХОД РАБОТЫ
Как решили
Платформа разворачивалась как замена сразу нескольким сервисам: личным облакам сотрудников и связке Google Workspace / Microsoft 365. Команда поэтапно поднимала ядро, интеграции и инструменты контроля для DPO:
Nextcloud на собственной инфраструктуре
Развёрнута платформа Nextcloud: все данные хранятся внутри периметра компании и не покидают её инфраструктуру. Встроенный онлайн-редактор обеспечивает совместную работу с документами DOCX, XLSX и PPTX прямо в браузере — без установки локального ПО
Интеграция с AD и доступ для внешних
Интеграция с корпоративным Active Directory и LDAP обеспечивает единую авторизацию через корпоративные учётные записи. Для внешних пользователей — подрядчиков и партнёров — организован доступ через Google SSO без создания отдельных учётных записей в системе
Контур контроля для DPO
Сотрудники службы защиты информации получили инструмент контроля: видят все файлы и папки, открытые для внешнего доступа по ссылке, и могут оперативно выявлять некорректное размещение персональных данных или конфиденциальной информации. Версионирование сохраняет историю всех изменений
РЕЗУЛЬТАТЫ
Рабочие данные перешли из личных облаков на корпоративную платформу под полным контролем
2 000 пользователей
Вся компания работает на единой корпоративной платформе совместной работы — без разрозненных личных облаков
100% данных внутри периметра
Рабочие данные размещены на собственной инфраструктуре — вне публичных облачных сервисов
DPO видит внешний доступ
Служба защиты информации видит все файлы, открытые наружу — некорректное размещение выявляется до инцидента
Онлайн-редактирование
DOCX, XLSX и PPTX редактируются в браузере совместно в реальном времени — без установки локального ПО
Единая авторизация
Сотрудники входят через корпоративные учётные записи Active Directory — отдельных паролей нет
Партнёры через Google SSO
Внешние пользователи получают доступ через существующий Google-аккаунт — без регистрации новых учёток
Итог
Компания вернула контроль над собственными данными и получила корпоративный аналог Google Workspace / Microsoft 365 без абонплаты
Уход сотрудника больше не означает потерю доступа к его рабочим файлам, DPO в реальном времени видит весь внешний шеринг, сотрудники работают с документами совместно в браузере, а партнёры получают доступ через Google SSO. Все данные — внутри периметра компании